To do
Материалы для подготовки МВ
- Основные задачи
- Таймлайн процессов
- Взаимодействие с фондом
- Взаимодействие с партнерами
- Смета
- Формы отчетности
- Документы
- Сессии для учителей по подготовке к конференции
- Как выбрать площадку
- Техническое оснащение площадки
- Материалы прошлых лет : афиши, расписания, стикерпаки, дипломы, бейджи
- Письма для СМИ (в разработке)
- Приглашение гостям
- Чек-лист для учителей
- Документы, которые должны подписать родители/школа
- Инструкции для модераторов
Основные группы задач
- Административные (внешние процессы)
- Координация с фондом «Новый учитель»
- Планирование бюджета
- Организация закупок
- Сбор документов, отчетность
- Первичная договоренность с площадкой
- Взаимодействие с разными образовательными администрациями
- Поиск и взаимодействие с партнерами/спонсорами конференции
- Координация процессов
- Создание плана подготовки к конференции, отслеживание прогресса и дедлайнов
- Формирование и координация команды организаторов, модераторов, ведущих мастер-классов, волонтеров, фотографа и др.
- Поиск и привлечение учителей для участия в конференции
- Создание ТЗ для дизайнера
- Взаимодействие с типографией
- Передача материалов конференции (фотографии с конференции, тексты выступлений) фонду
- Коммуникации
- Координация с отделом маркетинга и коммуникации фонда
- Взаимодействие с региональными СМИ
- Взаимодействие с региональными партнерами и спонсорами
- Создание текстов для пресс-релизов, афиш, пригласительных
- Ведение соцсетей региональной конференции (при наличии)
- Координация модераторов и учителей
- Взаимодействие с учителями и модераторами
- Сбор предварительного и финального списка участников конференции
- Помощь в подборе подарков для участников конференции
- Создание расписания выступлений по аудиториям с учетом пожеланий учителей
- Инструктаж модераторов
- Сбор документов от учителей (разрешение на фото- и видеосъемку, разрешение на хранение и обработку персональных данных), передача сканов документов фонду
- Координация ведущих мастер-классов, волонтеров
- Взаимодействие с ведущими и волонтерами
- Сбор списка необходимых материалов для проведения мастер-классов
- Координация работы волонтеров на этапе подготовки и проведения конференции
- Координация монтажа и демонтажа пространства
- Создание навигации
- Подготовка кофе-брейка в день конференции
- Дизайн
- Подготовка полиграфических материалов
- Передача исходных материалов фонду в облачное хранилище
Таймлайн организатора
За 1,5 месяца до МВ сделано:
За 1,5 месяца до МВ сделано:
- Выбраны площадка и дата проведения.
- Запущен поиск и привлечение учителей для подготовки детей и подростков.
- Запущен анонс взрослой конференции.
За 1 месяц до МВ сделано:
За 1 месяц до МВ сделано:
- Сформирована команда организаторов, распределены роли.
- Запущен поиск местных партнеров и спонсоров.
- Проведена взрослая конференция.
За 3 недели до МВ сделано:
За 3 недели до МВ сделано:
- Проведен первый семинар для учителей.
За 2 недели до МВ сделано:
За 2 недели до МВ сделано:
- Проведен второй семинар для учителей.
- Проведена промежуточная встреча команды организаторов.
- Заказаны подарки для участников.
- Подобраны и проинструктированы ведущие мастер-классов, фотограф, волонтеры, ведущие открытия/закрытия, модераторы секций.
За 1 неделю до МВ сделано:
За 1 неделю до МВ сделано:
- Утвержден финальный список участников.
- Изучены особенности площадки (доступ, техническое оснащение, связь с представителем).
- Отправлены заказы на полиграфию, кофе-брейк и материалы для мастер-классов.
- Макеты полиграфии выложены в общее хранилище фонда.
- Разосланы приглашения внешним гостям и СМИ.
За 3 дня до МВ сделано:
За 3 дня до МВ сделано:
- Начата подготовка декора.
- Составлено расписание конференции и выступлений по аудиториям.
- Расписание конференции и выступлений по аудиториям отправлено организаторам, учителям, модераторам и ведущим мастер-классов, представителям площадки.
За 1 день до МВ сделано:
За 1 день до МВ сделано:
- Получены материалы из типографии.
- Проверена готовность площадки.
1-2 неделя после МВ сделано:
1-2 неделя после МВ сделано:
- Фотографии с конференции загружены в общее хранилище фонда.
- Фотографии разосланы участникам и организаторам.
- Тексты и фото участников переданы для публикации на сайте.
- Подготовлен и сдан финансовый отчет.
Взаимодействие с фондом
1
Медиа-сопровождение
- Медиа-план
- Анонс конференции в аккаунтах фонда
(За 5 недель до МВ)
2
Финансы
- План расходов
- Закупки, чеки
- Формы отчетности
(За 3 недели до МВ)
3
Копилка
Сохранение материалов МВ'25 в облачном хранилище фонда:
- Полиграфия
- Фото и видеоматериалы
- Тексты выступлений для сайта МВ (http://mysli-vsluh.tilda.ws).
- Аудиоматериалы, запись выступлений
- Копии документов от родителей участников конференции
4
Помощь
По всем вопросам о формате конференции и организации вы можете обратиться к нам за помощью.
Команда фонда, к которой можно обращаться за помощью
- Арина ПлюснинаВнешние коммуникации, СМИ, соцсети фонда
- Мари ВойноваАдминистративные вопросы: закупки, оплаты, бюджет, сметы
- Лена БахтинаВсе остальное (в разумных пределах)
Взаимодействие с партнерами/спонсорами
1
Кофе-брейк и обеды
2
Типография
3
Подарки участникам
=
4
Проведение мастер-классов
Взаимодействие с учителями
- Знакомство
- Что такое конференции «Мысли вслух»
- Разные роли взрослых на МВ
- Как выбрать ученика и тему
- Основные даты
- Вопросы и ответы
- Как готовиться к выступлению
- Способы рассказывать историю
- Основные даты
- Вопросы и ответы
- Разрешение на фото- и видеосъемку
- Соглашение на хранение и обработку персональных данных
- Согласие на поездку
- Положение о конференции
- Приглашения внешним гостям
- Пресс-релиз
