Площадка проведения конференции

Поддержать Мысли вслух

Площадка

На что стоит обращать внимание при выборе площадки

1

Расположение в центральных районах города.
2

Транспортная доступность.
3

Площадка является открытой, имеет беспрепятственный вход для гостей или это может быть согласовано на день мероприятия.
4

Площадка имеет возможность принять 100+ человек.
5

Представители площадки не против украшений, передвижения столов и стульев, проведения творческих мастер-классов с красками/фломастерами, готовы к тому, что на их территории будет организовано питание и к тому, что к ним приедет много детей и подростков.

Какие помещения нужны для конференции

Регистрация
- Пространство для одновременного нахождения 30+ человек.
- Располагается недалеко от входа и гардероба (вешалки\рейлы для верхней одежды).
- Минимум 2 стола для размещения регистрации: регистрация + сбор документов, зона подписания бейджиков (бейджи\стикеры\малярка, маркеры).
- Доступ к розетке для ноутбуков регистраторов.
- Может совпадать с аудиториями.
Общий зал
- Вмещает 80−100 участников.
- Стулья не нужны, если открытие/закрытие длится меньше 15 минут
- Имеется возможность демонстрации изображений и информационных материалов через проектор и/или монитор.
- Звуковая аппаратура: колонки, микрофон, возможность подключения музыкального сопровождения через AUX.
Аудитории
- Каждая вмещает 15−20+ участников.
- Мебель не зафиксирована, допускается перестановка мебели, изменение пространства.
- Есть стулья для участников и гостей.
- Наличие демонстрационного оборудования (проекторы+компьютер) или возможность установки такого оборудования (розетки+ удлинители, белая стена или стена, которая может быть закрыта белой бумагой).
- Количество аудиторий: как правило, не менее 3, включая общий зал. Из расчета 1 аудитория на 10−15 выступающих (определяется примерным расписанием).
Зоны Мастер-классов
- Несколько аудиторий или пространств для размещения мастер-классов и активностей в перерывах.
- Возможность размещения стола\стульев для участников.
- Возможность подключения аппаратуры (ноутбук).
- Может совпадать с аудиториями, где будут выступать участники.
Кофе-брейк
- Пространство для одновременного нахождения 80−100 участников.
- Несколько столов для размещения еды и напитков, стол для подготовки продуктов (нарезка, распаковка), столы для гостей.
- «Горячая» точка: бойлер\чайники, или кулер (проверить, хватает ли на 30+ порций), или возможность подключения (напряжение электросети).
- «Мокрая» точка в доступе (туалет или отдельно раковина).
- Место для размещения мусора.
- Может совпадать с аудиториями.
Санитарные узлы
- В наличии туалетная бумага, мыло, бумажные полотенца\сушилки, мусорные мешки.

Таймлайн работы с площадкой

За 8 недель до МВ :

Поиск площадки проведения.

За 7 недель до МВ :

Фиксация договоренностей с площадкой: дата и время мероприятия, контактное лицо, порядок взаимодействия, взаимные обязательства.

За 3 недели до МВ

Провести семинар для учителей-участников и/или встречу с командой на площадке. Вместе посмотреть площадку, познакомиться с принимающей стороной, обсудить размещение логистику, проект декора.

За 1 неделю до МВ:

Обсудить с представителем площадки орг.сценарий.
Проверить, что вы задали все вопросы из чек-листа.
Протестировать как включается аудио, видео, проекторы, микрофоны (возможно нужен для открытия) во всех аудиториях.
Обсудить, в какой день организаторы могут придти для украшения и финальной подготовки пространства. Удобнее всего готовить пространство за 1-2 дня до конференции.

За 1-3 дня до МВ

Украсить площадку.
Повесить навигацию.
Проверить исправность всего оборудования.
Перевезти на площадку оборудование для кофе-брейка, полиграфию, подарки участникам.
Подготовить аудитории для выступлений. Подготовить зоны для регистрации, мастер-классов, открытия конференции.

Конференция МВ

При необходимости передать на КПП список участников и гостей.
Включить и проверить исправность оборудования. Скинуть пароли от компьютеров и WiFi команде организаторов и модераторам.
Проветрить аудитории при необходимости
Поблагодарить площадку на открытии конференции.
Проследить, что во время мастер-классов и кофе-брейка пространство остается чистым.

После закрытия конференции (тот же день)

Проверить с представителем площадки, какой декор они хотят оставить себе, а какой нужно снять.
Проверить, что закрыты все окна в аудиториях, все оборудование выключено.
Собрать весь мусор. Узнать у представителей площадки нужно ли его самостоятельно вынести в мусорные баки.
Сдать ключи от всех помещений.

Неделя после МВ

Отдать материалы для соцсетей площадки (фото, тексты).
Упомянуть в постах благодарности.
Обсудить возможность проведения других мероприятий на их площадке.

Чек-лист вопросов к представителям площадки

Кто будет представителем от площадки для решения организационных вопросов. Желательно, чтобы он был на месте в день конференции или оставался на связи.

Обсудить разделение ответственности:

Пропускной режим и регистрация.
Подготовка аудиторий и расстановка мебели (до и после мероприятия).
Уборка помещений после мероприятия.
Обеспечение водой и расходными материалами (гигиенические принадлежности).
Использование аппаратуры (ответственные лица, порядок сдачи).

Уточнить, хотят ли представители площадки разместить свой логотип или название на афише конференции.

Получить пароли от компьютеров в аудиториях и Wi-Fi.

Уточнить, как можно проветривать аудитории.

Узнать, нужна ли сменная обувь.

Согласовать возможность перестановки мебели в каждой используемой аудитории, использование стен (украшения, навигация).

Обсудить взаимодействие с подрядчиками площадки (кому подчиняются охрана, уборка, кафетерий), предупредить их о мероприятии и уточнить, с кем держать связь.

Уточнить наличие стремянки (может пригодиться при украшении пространства), удлинителей.

На какие поверхности и чем можно крепить навигацию и украшения.

Узнать, есть ли на площадке термопод, чайники, ножи, питьевая вода, принтер, и можно ли этим пользоваться в день конференции.

Узнать, какое место лучше подходит для зоны кофе-брейка.

Согласовать пространство, которое организаторы могут использовать под штаб.

Уточнить пожелания и опасения представителей площадки.